[心理學] 人生的三堂課: 壓力與情緒、溝通、解決問題的能力(3) - 國際溝通的能力

受公司的福利,我有機會在線上選修三門自己認為需要的課程,分別是: 壓力與情緒、溝通、解決問題的能力, 我認為這是現階段,我最需要的課題與最想去了解的心理學。在這篇文章,我會寫有關我上的第三堂課: 國際溝通能力。

minayu416

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這是選修三堂課的最後一篇文章了,至從上份工作是在美商的新創工作後,來到我這家公司時,十分少機會能夠接觸到國外的文化,或跨文化的交流。其實這讓原本就很喜歡跨文化薰陶的我,最近慢慢開始覺得好像工作有點… 太平穩了? 哈哈

在上份工作,是在新創公司,很多時候組織架構十分的不穩,剛出社會的小菜鳥,也不知道怎麼點技能樹,就這樣任由劇烈晃動的水流擺動,隨坡逐流,整天擔心我到底有沒有進步,有沒有提升自我,如果臨時被炒魷魚了,我能夠找到下一份工作嗎?

但在美商新創工作,讓我覺得很新奇的是

Coding anywhere 以及 跨文化的交流,也許很多人看到這,會覺得根本就是喜歡外國人吧。但我覺得很多時候並不單單只是喜歡外國文化。我的個性本來就講話很直,而且口不遮攔,看不慣什麼我會希望提出來,再加上個性有點反骨跟叛逆,有時候並不是這麼喜歡聽主管的話,甚至我會主動找主管談話,溝通。

但在目前工作的地方,雖然十分的穩定,但作為一個第一份工作就從這麼不穩定且受到國外文化薰陶很深的公司出身,很多時候,我還是盼望著,拿著我的筆電就坐在公司陽台,甚至是到別層樓 coding。

我不這麼的安分,不懂裝忙,也很輕鬆看待,如果工作告一段落,我就拿著我的水杯到陽台聽歌透氣,順便滑手機放鬆,耳機常褂耳朵是基本配備。

不過最近有點被公司同事帶壞了,開始會請假在家遠端哈哈,我的話,我是覺得如果本週進度可以做完,我就想請假 (即便我沒什麼假可以請),早上太累起不來,我也想請假在家 coding,但我覺得反而在家工作更認真 (?),產出更高。

工作告一段落也會想跟同事聊聊天,了解近況跟工作安排,在有限的時間跟規則下,甚至有時候想和同事們有個比較長的午餐時間或下午茶時間做交流。

這些在上家公司都是很常發生的事,吃飽飯就和我的法國同事到附近的咖啡廳聊天交流,工作告一段落就找同事去陽台聊天。甚至抱著我的電腦就跑去陽台coding。

開會全程用英文,剛開始也許會緊張,但因為習慣了天天和我那個法國 senior 工程師同事講英文,開會講英文甚至介紹內容,我已經不覺得困難了,也許還是會有些錯誤,但我已經做到能夠再開會全程講英文的程度。

除此之外,來現在的公司,有一點我比較覺得不大能適應,就是我發現大家好像都會比較不主動,或者把話跟想法藏在內心。

我發現主動跟主管溝通或開會,這事情在這個公司裡好像很少發生。

在上家公司,我的主管可能每個月或者每三個月就會來跟他的 member 一對一開會談談。談的內容包括 你在團隊的工作狀況, 有沒有遇到什麼困難, 你希望接下來的幾個月能夠有怎麼樣的進步, 你希望你的上司能夠給你什麼樣的幫助, 其他意見

剛開始因為從小教育就是被教育不太能發表太多自己的意見 (不過我這樣回想起來,我也好像還是很愛發表意見的那個人XD),再加上2017年有機會能夠和一堆外國人相處,以及有機會出國 考察,後來我就常常發表自己的意見,即便這個意見可能聽起來有些愚蠢,或者那是因為我不懂我講了這些話,但我認為只要有不妥,有疑問我就說,後來我已經習慣了有意見我就提出來說。

來這後,我有時候會主動找主管聊聊,即便這邊的邏輯操作就是傳統大公司,很少會有人主動找主管或者上位者講話。但有時候是真的蠻痛苦的,因為我是一個不怎麼會猜測別人想法的人,而且猜測的時間,搞不好都已經解決問題了。

對我來說如果團隊中存在著制度, 規則或溝通上問題,應該提出來談談,而不是埋著就這樣讓他過下去。

提出意見 -> 討論並溝通 -> 提出解法或可行性解 -> 達成共識

但在上次,就是幾天前我主動和主管談話時,不知道是不是因為我很突然的約,確實我做的不是很好,但也許是因為習慣了上家公司外商的邏輯操作,我習慣會和主管討論我目前的能力以及技能樹怎麼延伸。

但是換來我主管跟我說: 我不知道你在其他家公司,能不能這樣找主管談話我沒有什麼建議可以給你你就是太追求真理


在上完這堂課之後,我才發現原來這是文化上的不同,中文文化,很常教導的是 聽話, 不要有意見, 以及我有發現通常開會時,主管就很直覺的直接把你的缺點跟你做得不好,你怎麼會這樣做事?的態度直接散播出去。

導致我整個會議中,甚至在還沒開始前,我已經感受到滿滿的負面能量,這樣要怎麼提起團隊的士氣?

如果我們就這樣,不做什麼就先被指責,先被罵,也悶著什麼都不說,好像也不會進步,再加上滿滿的負面能量,久而久之member會不滿,團隊氣氛會down,尤其是很容易受他人影響的member會自卑自我懷疑 (對,就是我)。

來看看美式文化怎麼操作,講到這邊大家會覺得我要來推崇別的文化了,國外的月亮有多圓,其實就是整個文化不同。

我在上家公司開產品會議時,常常是 senior 大佬們開會就像吵架,前後端攻防戰,甚至後端大佬也會互相吵架。吵架歸吵架,而不是一昧地被數落,因為大家都可以提出他的想法。

有時候我們常常會用自己所見所聞去challenge對方,但這樣存在著許多盲點,當對方被允許反擊或者解釋時,我們才會了解原來那只是自己單方面的見解,卻忽略了很多盲點,進而吵架與溝通,提出解法,達到可行性。

另外一種,他們的表達,會比較偏向:

  1. 我先稱讚你
  2. 再提出我的意見跟見解
  3. 和你討論,並達成共識

尤其跟我的法國同事討論時,特別能夠感受到。他會先稱讚我做得很好,在提出如果是他,他會怎麼做,會更好。

這時候就會知道他是怎麼想的,如果你也認同,你可以做點改變。

講了很多很多,但看完這個影片,這是我突然恍然大悟的一些想法。

可以幫助我解釋了我這幾個月,有時候感覺到奇怪卻又講不出來奇怪的那些點。

接下來就進入到這次的課程內容吧:

第一章 - 行銷自己

這一章節,我覺得非常的有感。

和亞洲社會比較強調隱沒自我,團體導向的文化相比,我認為英語系文化是比較強調 自己的個性,西語系我不曉得,我目前也還在體驗,但我覺得西語系文化比較像是英語系文化跟亞洲文化的綜合,雖然這樣說很不公平,但目前我感覺是這個樣子的。

所以,必須了解自己,懂得表現自己,在國際場合或者跨文化團隊是非常重要的要點。

  • 形塑個人形象
  • 會做事也會溝通
  • 深入了解自己 (你的長處跟你的短處)

了解自己的長處與短處,病把長處發揮,把短處掩蓋。你必須知道與了解自己是怎麼樣的人,知道後你就知道你的職涯可以怎麼往下走。

  1. 有關多瞭解你自己的部分 講師建議做 DISC測驗來了解自己,
  • 了解自己
  • 了解特點與長短處
  • 透過訓練改變能力
  1. 職涯方向的選擇

建立你的品牌形象

溝通前請先考慮:受眾跟場景

你多了解自己,你就能知道哪些事情你能做,哪些事情你也能做但是需要花比較多的力氣。

這讓我想到之前有一門課,應該就是第一堂課程,講師有說,你得了解你的長短處,你會知道你做哪些工作時,你會比較輕鬆。你做哪些工作時,你會比較困難。

打個比方吧,我有汽車駕照,但我還是不太會開車,而且我是屬於開車會睡著的那種哈哈,甚至其實我很佩服那些會開車的人,我覺得他們都是神。

在開車的過程中,我覺得最難的是

  1. 同時專注兩件事
  2. 無聊但得專注,無聊卻不能睡

是的,我是一個很容易專注一個點的人,專注在一個點,我可以深度鑽研,但在我有開車的經驗,我沒辦法一邊看我有沒有超速,一邊注意前方後方有沒有車,又一邊注意我有沒有開在正常的道路上。

開車對我來說是困難的,尤其開在快速道路都是一樣的景色上,我很容易就開始恍神想別的事。我沒辦法在非常無聊的事情上還這麼的專注。至少對我來說,我覺得是無聊的。

但是也許有人覺得那是你不熟練,所以也許我多練習,我就能夠當卡車司機!

但換方面來說,也許思考邏輯數學的東西,我會覺得有趣多了,而且可以很專注地鑽研那些觀點跟算法,所以對我來說也許當工程師會比當卡車司機來的容易得多。

我需要用一年的時間才能稍微熟練的當卡車司機,但也許我可以只用半年的時間就當上一個工程師並做得不錯,這時候差別就出來了。

我知道我的短處跟長處在哪,但在這邊我還是要說,請尊重那些專業的人。

會做事,也會溝通

講師曾說,他在一個大公司時,就是上班時間上班,下班時間特地留下來讀書增進自己。但是三個月後 HR 跟他說,他是自己在奮鬥,可是同時間近來的另外一個人,則是跟前輩到處跑到處學。

不是一個人埋在工作桌前努力,而是多參與討論跟上課記得 30歲時,做一個大改變:把事業力改為溝通表現力。

你雖然技術高強,但你不會表現自己,也不會跟人溝通。我知道常常在亞洲文化,如果你表現自己,別人會覺得你怎麼這麼愛表現,你有沒有臉皮,丟不丟臉。可是在國外的文化中,表現自己,本身就是很重要的一環。

要懂得表現自己跟 present 自己! 不是叫你要多滔滔不絕地說自己做了多少事,但至少要講出來,跟人交流。並非抱著炫耀,而是因為你不講出來,別人不懂,別人不知道。

「present」,形塑個人形象

台灣人常常事情做很多,卻不會present 出來,不表現不說出來


第二章 - 報告與溝通

對話時: drive your conversation, 抓回對話主控權

開會前事先準備: 架構清晰

  1. Frame your story 內容架構
  2. Always start with summery (或者一開始就條列式,並說我接下來要做哪些事)

東方人常常喜歡講一堆細節,講話講的嘮嘮長 (但是通常英文人士 把重點講在最前面, 這是一種文化衝擊)

這點我蠻有感受的,這也是最近我常常在實行的,因為常常我在每天站會跟週一 Scrum 會議時,我常常講到覺得很發散,我也不知道我在講什麼。

所以最近我試著用條列式,先條列我接下來要講的事情,然後一一的去講解,我有點忘了這是跟誰學的,可能是上家公司,或者是之前想去德國留學時,我有去美加上課,我先調整了溝通方式。

在我準備托福時,很常他們說英文文章的架構通常是這樣:

  • 開頭前言,先把結論講一遍, 然後條列接下來要講的事情
  • 第一個要點描述
  • 第二個要點描述
  • 第三個要點描述
  • 總結 Summery

這樣回想起來,我也能夠了解為什麼要這樣撰寫文章。因為在面對大老闆或者主管,他們比較沒有時間看這麼多字跟聽。

簡單來說這樣的方法能夠有以下的效果:

  • frame your story: 開頭就先說好你要講哪些事情,別人比較不會打斷你,你自己本身也比較不會講到後來很發散
  • 面對很忙碌的大老闆跟主管,通常只會看第一段文章,所以你把重點跟是項條列於第一段文章,對細項有興趣的人在自己往下看,往往也能夠在一開頭就先講你的貢獻跟事項

也就是說,當我再開會報告時,我試著條列了幾項我上週做的事情,這樣也能夠釐清自己要講的內容要圍繞在這幾點上,也能夠讓別人清楚的了解你的報告重點。

還有另外一個要點是,我最近也調整了我的報告方式:

先在開頭先講結論,然後在陸續說細節: 開頭我先說,本週工作會做完,不會Fail,後端團隊目前的工作狀況是如何,怎麼分工的,團隊合作有沒有遇到什麼大困難,怎麼解決了。然後才會帶到比較細項的內容,像是我做了什麼,遇到什麼困難,需要什麼協助。

  1. 寫email 也是,永遠都是先summery,然後再來才是講長故事,有時間的人自己看

開國際會議時,心理壓力是很大的。

所以有幾件事情要事先準備:

  1. 心理建設:be pround of yourself, 是你做的事,你是裡面最懂的人,所以要有自信。

所以當你有自信時,熱忱就會出來了,音調就出來了,整個報告就會很順暢很活躍。

  1. 猜題練習

列出問題,重複練習。把問題寫下來,記清楚,重複練習,講英文。

先事先猜對方會問什麼,然後準備好答案

  1. 正向行動:

no complain, make suggestion (台灣人會犯的錯就是常常會complain, 別人會聽到很負面的想法,而國際會議不能負面

主管反而會喜歡聽你怎麼解決問題

  1. 簡明扼要

don’t make busy slide (這個投影片很密密麻麻)

投影片需要簡明扼要,也就是敵明我暗,別讓敵人先知道你的所有內容,這樣你反而很難過關

  1. 先找支援

會前會討論:拉攏我們自個兒的人,有內部支援者。

找到外部支援者 (事先和敵人溝通,請他於適當機會解圍或者獲得資訊)

  1. 自我減壓

阿Q減壓法: 就是自我解嘲

我講的東西是我很懂的東西,是我很了解的,我是去教大家,所以不用緊張

講錯就丟臉, 丟臉丟臉又怎麼樣?

請找到適合你的減壓方法


第三章 - 會中與會後

會中注意:

  1. 受眾,情境用正確語言

像是不同的文化

跑步出場代表熱情,演講第一句話: super super excited,帶動會議氣氛

根據觀眾,演講情境來選定語言跟 body language

  1. 停頓

若自己講話很愛滔滔不絕,請用一個技巧:「停頓」

停下來數時間,台下的聽眾通常會醒來,或者感到疑惑

追回注意力,展現個人形象,忍受寂靜的場景

  1. 處理異議

先認可對方,並說明我會在我下一個部分討論這件事,我們到後面再來討論這件事,輕鬆帶過。

Parking的道理:先把問題像車一樣的停住,之後再拿出來討論。


會後收尾:

  1. SMART 行動計畫,做 summery
  2. Focus 行動:正能量

第四章 - 開會簡報的4不1要

  1. 不要照稿念, standing the obviously vs deep insight - Bullet points 重點
  2. 敵明我暗,不要簡報一堆字,不要把 power point 寫成 word - Succinct 簡明扼要
  3. 要猜題, 不怕被問倒
  4. Drive your conversation, 不要先講細節,要先提 summery 重點
  5. 中文文化,都會先抱怨,才講建議。但是應該要用正向方式講負面,然後有建設性建議
  6. 讓人感受你的action,態度跟正能量

國外公司很常會有的:

一對一面談:主管跟員工討論,拉近距離。

恩,這就是我開頭說的一對一面談,在目前這家公司沒有,有時候我反而不知道該如何是好XD,滿懷熱腔,卻不知道找誰聊聊

  1. Critical moment, 準備好, drive one to one conversation, Frame your story

  2. 把報告的 agenda 寫出來

這 45分鐘打算談哪些,要得出什麼答案,幾件事情我想知道的答案。

別太早發給老闆,一個鐘頭前,發Email 給他。

跟他好好談談。敵明我暗,他如果不清楚,就 把話題主控權拉回來。

  1. Ritual 儀式, 要把上面的概念重複練習,練習到變成儀式。 Practice make perfect

你怎麼形塑你的形象

Crucial conversation, 如果不小心遇到老闆,怎麼抓住機會?

恩,別笑,在上家公司,我就真的很巧在電梯裡遇到好幾次CEO,真的頗尷尬,那時候真的很菜還不知道要說什麼。

轉角遇到老闆之縮小版簡報:

  1. 分辨受眾 audience, 他關心的事情是什麼。你可以跟他說說工作上的成長,針對他的職位,他會關心什麼議題。
  2. 分辨場景:坐電梯時遇到,會比較慢,可以講 1 分鐘。若是走道遇到,你只有 5-10秒
  3. 永遠要準備至少三個版本的回答 30/60/90 秒

社交場合,怎麼熱絡閒聊?

  1. 廣泛涉略, 變成有話題的人:廣泛的閱讀跟廣泛的視野跟閱歷。

知道事情太少,涉略工作外事情太少 (歐洲人興趣其實很廣泛),你可以從英文版的 business weekly 來切入,像是CNN,或者任何能和團隊接軌的事情

  1. 有一兩樣專長,變成有趣的人

  2. 建立人際網絡,變成有資源的人, resourceful

  3. 屏除成見: 中國人都怎麼樣, 韓國人都怎麼樣。請屏除成見與先入為主的觀念,這會讓你還沒跟他們相處時,溝通與認識時就會卡卡的。

  4. 理解文化: 跨國團隊,不同的團隊合作,不同的文化溝通。像是德國工程師: 很重邏輯。法國的上司重浪漫:要先聊聊天建立關係

  5. 同理心,換位思考

第五章 - 人脈

Action, 建立 influence map

如果你是領導,你想要透過不同的角度和屬下建立好關係,但又礙於自己可能是上位者身份,不方便親近。可以找找誰是團隊中,除了你領導以外的人,是類似意見的領袖。

如何教導屬下或同事,如何建立友好關係:

  1. 立意良善,用心上心
  2. 不自私:透過提問,讓對方重新思考

如果你想 Coaching 員工:並非把自己想法灌輸到對方腦中(X)。而應該要讓員工內觀思考自己想出觀念

  1. 見面三分情:老是把所有事情寫在訊息上和email,有時候很容易會吵架

不要什麼事情都放在email,打電話或者走過去講講話,可以減少衝突與矛盾,並加深感情

如何爭取資源?

  1. 定義 influence map: 哪些人員,你需要去 lobby (拉攏)
  2. 常常你只會單向希望你能得到什麼,但常常忘記你能幫助對方什麼, ROI。所以請你站在對方角度思考,你能幫對方什麼,創造互利,才能持續經營

爭取資源後: email 具體感謝協助, cc 對方主管 (tag他底下的人,做邀功,剛好可以請對方主管提拔幫助你的人),互利

  1. 如何找到coach 跟 mentor?

只要你夠積極,在外商與跨國團隊,大家對積極主動的人是很歡迎的。

例如: 我對什麼很有興趣,能不能請你當我的mentor, 請給我 20 分鐘介紹自己,自我推薦

  1. 別怕被拒絕

  2. 主動出擊,自我推薦

故事中提到一個常常跨國工作的人,是有什麼契機可以常常在國外工作?

直接寫信去國外的公司,高層或主管,像是技術主管。

寫信過去自我推薦,如果有缺跟有空缺,能不能考慮當一個可能性的候選人,下週要去你們國家一趟,可不可以給我30分鍾自我簡介。

不要害怕,請直接寫信給Corporate VP, 10個有8個會回應喔

在適當的時機,想學什麼,想發展什麼,直接發信給指定的人

我覺得你做得很成功,我想向您學習。

你到跨國團隊,溫柔謙讓真的會吃虧,勇敢跨出去。

所以未來找國外工作時,請自我推薦,像先前找指導老師那樣,或者是直接對國外公司的主管與領導發信,找 mentor 與指引


第六章 - 如何寫一封成功的email

如同開會簡報, drive your conversation

在國外公司, email 是很重要的

  1. 釐清目的: 通知/ 需要要到回覆 / 要接受意見 / 鋪陳
  2. 架構內容, Frame your story
  3. 先重點摘要,再擺細節

非英語系,亞洲人常常發生: 講話落落長

請直接寫 summery 跟 conclusion,之後再講細節, executive summery

若遇到的是德國籍的老闆大部分都是工程師,那講話要有邏輯

要使用 條列式 講解 1. 2. 3.

  1. 見面三分情

別讓 email 別飛太久(反覆回覆),拿電話跟當事人好好談談

  1. 效法強者

從厲害得人的email 中學習

Succinct, 簡明扼要

先summery 在 detail

第七章 - 聆聽跟提問的心得

最高原則:用心上心

聆聽的藝術, listening like a coach

聆聽:

  1. 專注
  2. Botton-lining 幫對方畫重點,用很簡短的幾個字或幾個句子,把剛剛對方跟你講的話簡潔表達, summerize 他講的話, 以及了解其 core message
  3. 直覺反饋

例如詢問對方: 對不起我打斷你一段話,請問你剛剛講的是這個意思嗎?

提問:

  1. 要精準 specific,用字遣詞要精準
  2. 要有彈性, 不要用一樣的英文標準去要求非英語母語人士
  3. 不自私,真誠,更真誠

asking like a coach

強效提問,讓人把事情講得清晰清楚

  1. 開放式問題,幫助對方描述細節
  2. 封閉式問題,幫助對方收斂結果
  3. 別試圖挑戰,避免對方抗拒回答

第八章 - 英文很重要

  1. 英文

其實你懂英文,缺的只是自信心跟心裡無形的障礙

你缺的是自信 你缺的是練習

如果你不聰明,只能用一些方法增進英文: 聽英文聽到背起來,苦背單字,背到50歲

  • 苦學是基本
  • 主題式學習, CNN:

(向母語人士學) - native speaker

(增廣見聞) - 跟老外交際應酬

學英文不是學習,是一種習慣

  1. 對文化的理解,很重要,尤其是處於跨國團隊
  2. 專業領域的學習

沒機會練英文?

機會是人創造的

所以講師找了兩個美國人 (兩個不同文化的美國人)進公司,逼著大家開會講英文

語言的衝擊,文化的衝擊,習慣的衝擊

除了練習還是練習

第九章 - 真正的幸運

是你沒機會,還是你沒準備?

一枝草一點路,人人都有自己的機會

你羨慕別人事業成功,可是你沒看到他從年輕是一點一滴從基層開始慢慢做,然後賺了點錢跟人合夥做了30年之後,才變得厲害。

你常常會問: 好康都被你們上一代給拿光了?

是嗎?

我年輕時,也是這樣想,就是覺得人海茫茫,沒機會

江山代有才人出,你是「才人」嗎?

30幾年前我也不覺得自己強,但30年過了,我是總裁。

命運你掌握不了,有件事可以掌握:

  • 你自己的努力
  • 你自己的準備,你隨時可以做

真正的幸運是:

當機會來臨時,你剛好也準備了

TO 在職場的你,培養十八般武藝

小確幸 or 拒絕惰性,你的選擇是? 你願意多付出一些努力

現在不管你是學生,你是社會人士現在努力都不嫌晚

你如果把你的實力培養好,當機會來臨時,你變成最幸運的那個人


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